Il s’impose quel que soit le motif de licenciement, qu’il soit économique, personnel, disciplinaire ou non.

Avant toute décision de licenciement, vous devez recevoir le salarié en entretien préalable.

1)    Respect de la procédure :

Rédiger la convocation. La convocation précise, au sujet de l’entretien :
-    son but (l’éventualité d’un licenciement et non pas une décision déjà arrêtée) ;
-    sa date et son heure ;
-    son lieu (en principe, là où s’exécute le travail ou bien au siège social) ;
-    la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise ou bien, en l’absence de représentants du personnel, par une personne extérieure à l’entreprise, choisie sur une liste dressée par le Préfet. Vous devez alors impérativement indiquer dans la convocation l’adresse des services où le salarié peut se procurer la liste (inspection du travail et mairie).

La remettre dans les formes…. Vous pouvez soit envoyer la convocation par lettre recommandée avec AR, soit la remettre au salarié en main propre contre décharge. Soyez vigilant sur ce point : seule la décharge permet de prouver la remise effective.

…et dans les délais. Veillez à organiser l’entretien préalable au moins 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée de convocation ou sa remise en main propre.

2)    Les protagonistes :

Côté employeur. Si vous ne menez pas vous-même l’entretien, vous pouvez vous faire représenter par un membre du personnel, mais pas par une personne étrangère à l’entreprise. De même, vous pouvez choisir d’être assisté par une personne appartenant à l’entreprise, mais pas par une personne extérieure (ex. : un avocat).

Côté salarié. Le salarié doit assister en personne à l’entretien : toute forme de représentation est exclue. Vous pouvez refuser que le salarié soit accompagné de plusieurs assistants ou d’une personne n’ayant pas la qualité d’assistant.

Caractère individuel. L’entretien a un caractère strictement individuel. Il est donc exclu que vous entendiez le salarié en même temps que certains de ses collègues, même si vous avez des faits parfaitement identiques à leur reprocher.

3)    Les débats :

De visu. L’entretien ne peut être remplacé ni par un échange de courriers, ni par un entretien téléphonique. Si le salarié ne se présente pas à l’entretien, la procédure suit son cours et vous pouvez, par la suite, notifier le licenciement.

Explications. Pendant l’entretien, vous indiquez au salarié le (ou les) motif(s) de la décision que vous envisagez et vous recueillez également ses explications.

4)    Conclusions de l’entretien :

Aussi artificiel que cela puisse paraître, et sauf licenciement pour motif économique, vous ne devez en aucun cas faire part au salarié de votre décision de le licencier pendant l’entretien. Si c’est au final votre choix, vous le lui notifierez dans un courrier posté au minimum 2 jours ouvrables après l’entretien.

N.B. : Si le lieu de l’entretien n’est pas celui où s’exécute le travail, ou le siège social, le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement.

(source : Code du travail)