Protocole de coopération entre l’Organisation des Transports Routiers Européens (OTRE) et Chronoservices au service des entreprises de transports adhérentes à l’OTRE

Préambule

La mise en œuvre du chronotachygraphe électronique, conformément au règlement européen, nécessite l’obtention de cartes nominatives et strictement personnelles pour les conducteurs de poids lourds et de transports de voyageurs, mais également de cartes rattachées aux entreprises de transports afin de leur permettre de récupérer les données d’activités de leurs flottes.

Au vu des difficultés rencontrées lors des premiers mois de la mise en place de la distribution des cartes, 25% des dossiers reçus ont fait l’objet de demandes d’information complémentaires (cohérences des informations transmises, absence de pièces justificatives, etc….), induisant des délais importants dans la production et l’envoi des cartes. En raison de la faible connaissance des entreprises la mise en œuvre de ce nouveau dispositif réglementaire, l’Organisation des Transports Routiers Européens (OTRE) a souhaité se rapprocher de CHRONOSERVICES (qui assure dans le cadre d’une délégation de service public les missions d’autorité de délivrance de ces cartes pour les professionnels résidents en France,) afin de pouvoir étudier en commun les améliorations de transmission des dossiers et de leur qualité, garantissant un traitement rapide de leur instruction.

Le présent document vise à présenter le schéma général de cette coopération.

I / Les principes généraux

Il est convenu que les entreprises qui pourront bénéficier des procédures décrites dans ce document sont celles, qui d’une part, adhérent au contrat de services proposés par CHRONOSERVICES, et d’autre part, souhaitent transmettre leurs dossiers de demande de cartes par les antennes locales de l’OTRE .

· L’OTRE intervient en tant qu’organisme de service vis à vis des dites entreprises, sans pour autant modifier les engagements pris entre les entreprises adhérentes et Chronoservices ;

· Chronoservices identifiera de manière distincte les contrats des entreprises adhérentes. Ces derniers seront identifiés par le préfixe « OTR » au lieu de « ENT » ;

· L’OTRE s’engage à apporter son concours et son aide aux entreprises faisant appel à ses services dans la conduite des procédures de demandes des cartes ;

· Chronoservices s’engage à informer le ou les correspondant(s) désigné(s) par l’OTRE au niveau de ses antennes local de toutes difficultés rencontrées lors de l’instruction des dossiers de demande transmises par leur intermédiaire ;

· Chronoservices communiquera, suivant une périodicité définie en commun des statistiques (anonymes) des contrats en cours ;

II / Les procédures

· L’OTRE communique, la liste et les coordonnées des correspondants locaux habilités à transmettre les demandes de contrat d’adhésions, ainsi que les demandes de cartes associées à ces contrats. Dès leur désignation, Chronoservices organisera un séminaire d’information et de formation, d’une durée maximum de deux jours, à ces correspondants dans une limite vingt personnes ;

· Chronoservices transmettra à chacun de ces correspondants un nombre suffisant de formulaires pré – imprimés de demandes de cartes préalablement identifiées d’un numéro de dossier unique ;

· L’adhésion au contrat de services proposé par Chronoservices pourra être faite par l’entreprise soit directement auprès de l’antenne locale de l’OTRE, soit à partir du site web de Chronoservices (www.chronoservices.fr) ;

· Suite à instruction de la demande d’adhésion au contrat de services :

o La codification du préfixe « OTR » ne pourra être indiqué sur le numéro de contrat que pour les contrats communiqués par un correspondant de l’OTRE ;

o Chronoservices retournera un original du contrat directement à l’entreprise demanderesse et en informera parallèlement le correspondant local de l’OTRE ;

· Les entreprises pourront renseigner leurs dossiers de demande de cartes (conducteur et entreprise), soit via un pré – imprimé, soit via la pré – inscription sur internet sur le site de Chronoservices (www.chronoservices.fr) :

o Les dossiers ainsi renseignés et complétés par l’entreprise, avec ou sans l’aide du correspondant de l’OTRE transiteront par ce dernier avant transmission au Centre de Gestion de Chronoservices. La transmission de ces dossiers s’effectuera suivant une périodicité bi-hebdomadaire ou dans le cas d’une forte demande hebdomadaire. En cas de circonstance exceptionnelle, un correspondant local de l’OTRE pourra demander une procédure d’urgence pour une entreprise ;

o Le correspondant local de l’OTRE assure ainsi une première vérification des dossiers (cohérences des informations et des pièces justificatives) avant transmission à Chronoservices soit par l’entreprise elle – même, soit par son intermédiaire.

· Instruction du dossier :

o En cas de difficultés rencontrées dans l’instruction d’un dossier comportant le préfixe OTR…., le Centre de Gestion de Chronoservices prendront directement contact avec le correspondant de l’OTRE concerné afin d’étudier ensemble la gestion la plus efficace de ce dossier ;

o Chronoservices créera une adresse e-mail dédié aux messages transmis par les seules personnes désignées par l’OTRE ;

· La transmission des cartes :

o Conformément aux conditions générales de délivrance des cartes actuellement en vigueur, les cartes de conducteur seront envoyées (recommandée AR) à son domicile personnel. Toutefois, Chronoservices s’engage à se rapprocher de l’OTRE afin d’étudier les modalités de mise en œuvre de l’envoi des cartes de conducteur à l’adresse de l’entreprise adhérente ;

o Lors de toute demande d’information relative à l’état d’avancement de l’instruction d’un dossier de demande de carte émanant d’un correspondant désigné de l’OTRE, Chronoservices s’engage à lui communiquer les informations relatives à ce dossier sous réserve de présentation du n° de dossier inscrit sur le formulaire pré – imprimé ou le double de la pré – inscription. Ces demandes d’information ne peuvent avoir lieu que lors de la procédure d’instruction.

Il est convenu que ce protocole prend effet à la signature, sous condition suspensive de la réception de la liste des correspondants des antennes locales de l’OTRE, pour une durée d’un an avec possibilité de renouvellement après accord exprès des parties.

En cas de non – respect par l’une des parties des obligations contenues dans le présent protocole, l’autre partie pourra résilier le présent protocole après mise en demeure restée infructueuse pendant quinze jours.

Ce protocole est interprété conformément au droit français. Tous les litiges concernant l’interprétation ou l’exécution des présentes seront soumis aux juridictions compétentes du ressort de la Cour d’Appel de Paris.

Fait à Paris, le 11 mars 2006, en deux exemplaires originaux :

Le Président de l’Organisation Des                                                            Le Directeur de Chronoservices
Transports Routiers Européens (OTRE)                                                      

Monsieur Jean-Pierre MORLIN                                                          Monsieur Gilles TAIB